Boekhouden zonder gedoe: met Moneybird regel je offertes, facturen en BTW moeiteloos

Wil je minder tijd kwijt zijn aan je administratie en sneller betaald krijgen? Ontdek hoe Moneybird offertes en facturen in je huisstijl, betaallinks en automatische herinneringen combineert met scan-en-herken, bankkoppelingen en slimme regels, zodat btw-aangifte en boekingen bijna vanzelf gaan. Ideaal voor zzp’ers, freelancers en mkb die dankzij integraties en duidelijke rapportages meer grip willen zonder gedoe-plus praktische tips, prijzen en wanneer een alternatief beter past.

Wat is Moneybird en waarom kies je ervoor

Moneybird is een gebruiksvriendelijk, cloudgebaseerd boekhoudprogramma waarmee je je volledige administratie op één plek regelt: van offertes en facturen tot uitgaven, banktransacties en btw. Je kiest ervoor omdat het je werk eenvoudiger en sneller maakt, zonder boekhoudjargon. Je maakt in minuten professionele facturen in je eigen huisstijl, voegt betaallinks toe via iDEAL of Bancontact (via je favoriete betaalprovider), en laat automatische herinneringen versturen zodat je sneller betaald krijgt. Met de scan-en-herken functie zet je bonnetjes en inkoopfacturen direct om in boekingen, terwijl een bankkoppeling je transacties dagelijks ophaalt en automatisch matcht met openstaande posten.

Zo heb je altijd realtime inzicht in omzet, kosten, winst en je btw-positie, en bereid je je btw-aangifte eenvoudig voor. Moneybird is ideaal voor zzp’ers, freelancers en mkb die een slanke workflow willen: minder klikken, meer overzicht, en minder kans op fouten door slimme automatiseringen en duidelijke controles. Je start soepel met logische standaardinstellingen en kunt later uitbreiden met koppelingen naar je webshop, betaalprovider of andere tools via integraties en API. Zoek je op “money bird”? Dan kom je bij dezelfde software uit: Moneybird. Kortom, je kiest het omdat je liever onderneemt dan boekhoudt, zonder in te leveren op grip en professionaliteit.

Voor wie is Moneybird geschikt (ZZP, freelancers en MKB)

Moneybird past bij je als je een compacte administratie wilt en vooral snel wilt factureren met grip op btw. Als zzp’er of freelancer maak je offertes en facturen in je huisstijl, scan je bonnen met je telefoon en koppel je je bank, zodat je boekhouding grotendeels automatisch loopt. Werk je met een klein mkb-team in een bureau, praktijk of webshop, dan helpt Moneybird met meerdere gebruikers, rechten, producten en periodieke facturen, en werk je soepel samen met je boekhouder door toegang te geven.

Startups en lokale ondernemers profiteren van betaallinks, automatische herinneringen en realtime rapportages, zodat je cashflow en marges helder blijven. Zoek je op money bird, dan kom je gewoon bij dezelfde Moneybird-software uit.

Moneybird of ‘Money bird’ – dezelfde software

Zoek je op Moneybird of typ je per ongeluk “money bird”, dan kom je bij hetzelfde boekhoudplatform uit. De officiële naam is Moneybird (aan elkaar), maar beide zoektermen verwijzen naar dezelfde software en functies. Je maakt er offertes en facturen mee in je eigen huisstijl, voegt betaallinks toe, scant bonnen met je telefoon en koppelt je bank voor automatische herkenning en matching. Ook je btw-aangifte bereid je eenvoudig voor met overzichtelijke rapportages.

Of je nu zzp’er, freelancer of mkb’er bent, je profiteert van dezelfde gebruiksvriendelijke interface, workflows en integraties, ongeacht hoe je het schrijft. Handig dus: onthoud dat “money bird” geen andere tool is, maar gewoon Moneybird met dezelfde snelheid, automatisering en realtime inzicht in je cijfers.

[TIP] Tip: Verbind je bank, Moneybird categoriseert automatisch en bespaart boekhoudtijd.

Belangrijkste functies van Moneybird

Moneybird bundelt facturatie en boekhouden in één overzichtelijk platform, zodat je minder handelingen hebt en sneller klaar bent. Dit zijn de functies die je dagelijks tijd opleveren.

• Factureren en betalingen met herinneringen en betaallinks: maak offertes in je huisstijl en zet ze met één klik om in (periodieke) facturen; voeg betaallinks via populaire betaalproviders toe en laat automatische herinneringen versturen zodat betalingen sneller binnenkomen.
• Boekhouden, BTW-aangifte en bankkoppelingen: koppel veilig je bank, importeer transacties automatisch en laat ze matchen met openstaande posten; volg omzet, kosten, winst en openstaande facturen in het dashboard en bereid je btw-aangifte voor met duidelijke rapportages.
• Bonnen scannen en automatische herkenning (OCR): fotografeer bonnen en inkoopfacturen met je telefoon; scan-en-herken vult leverancier, datum, bedragen en btw automatisch in, waarna je elke uitgave snel boekt en digitaal bewaart.

Zo blijft je administratie actueel en overzichtelijk, zonder overbodig handwerk. Werk je met een boekhouder, dan nodig je die eenvoudig uit om mee te kijken en mee te werken.

Factureren en betalingen met herinneringen en betaallinks

In Moneybird maak je in no-time facturen in je eigen huisstijl, met producten, btw-tarieven en vervaldata die je vooraf instelt. Je voegt een betaallink toe via je gekoppelde betaalprovider, zodat je klant direct kan afrekenen met iDEAL, Bancontact of creditcard. Na het verzenden houdt Moneybird de status bij en krijg je meldingen zodra er betaald is. Komt de betaling niet op tijd binnen, dan sturen automatische herinneringen volgens je eigen schema en toon, zonder dat je er elke keer achteraan hoeft.

Dankzij de bankkoppeling worden inkomende betalingen automatisch gematcht met je openstaande facturen, waardoor je administratie actueel blijft en je cashflow helder is. Werk je met terugkerende opdrachten, dan zet je periodieke facturen en opvolging gemakkelijk klaar, zodat je structureel sneller betaald krijgt.

Boekhouden, BTW-aangifte en bankkoppelingen

In Moneybird regel je je boekhouding zonder gedoe: je zet een helder rekeningschema op, boekt in- en verkopen met de juiste btw-codes en laat scan-en-herken bonnen automatisch invullen. Met veilige PSD2-bankkoppelingen worden banktransacties dagelijks opgehaald en slim gematcht met openstaande facturen en inkoopboekingen, zodat je administratie continu actueel is. Je kunt boekingsregels instellen om terugkerende transacties automatisch te categoriseren en af te letteren.

Voor je btw-aangifte krijg je per periode een overzicht met duidelijke controles, correcties en waarschuwingen, zodat je snel ziet wat nog ontbreekt en je de aangifte foutloos kunt indienen. Werk je samen met je boekhouder, dan geef je eenvoudig rechten en blijft de audittrail glashelder. Zo houd je grip én bespaar je tijd.

Bonnen scannen en automatische herkenning (OCR)

Met Moneybird zet je bonnetjes en inkoopfacturen razendsnel om in boekingen. Je scant ze met de mobiele app, uploadt een PDF of mailt ze door naar je unieke inkoopadres. De OCR herkent automatisch leverancier, datum, factuurnummer, bedragen en btw, en doet meteen een boekingsvoorstel met de juiste kostenpost en btw-code. Werk je met UBL e-facturen, dan wordt alles nog nauwkeuriger ingevuld. Je hoeft alleen te controleren, eventueel te wijzigen en te boeken.

Betalingen worden via je bankkoppeling automatisch gematcht, waardoor dubbele invoer verdwijnt. Voor terugkerende leveranciers kun je regels instellen zodat nieuwe bonnetjes direct goed staan. Alles belandt in een doorzoekbaar, digitaal archief dat voldoet aan de bewaarplicht, zodat je altijd bewijs en audittrail bij de hand hebt.

[TIP] Tip: Koppel je bank en automatiseer regels voor moeiteloze transactiematching.

Zo start je met Moneybird

Starten met Moneybird is eenvoudig. Met onderstaande stappen staat je administratie snel goed ingericht.

• Account instellen, huisstijl en workflows: maak je account aan en vul je bedrijfsgegevens, btw-nummer en rechtsvorm in voor de juiste btw-instellingen; kies een huisstijl voor offertes en facturen, stel standaardteksten en betaalvoorwaarden in, voeg producten/urenregels toe en activeer slimme workflows zoals automatische herinneringen en periodieke facturen.
• Belangrijke koppelingen (bank, BTW, webshop): leg een PSD2-bankkoppeling voor automatische transacties en matching, controleer je btw-instellingen en aangifteperiodes, en koppel waar nodig je webshop of kassasysteem zodat orders en betalingen automatisch binnenkomen.
• Overstappen vanaf andere software: importeer relaties, beginbalans en openstaande posten om zonder dataverlies door te gaan; controleer je grootboekindeling en startdatum; test tot slot de setup door een proef-offerte en proef-factuur naar jezelf te sturen en een bon te scannen met de mobiele app om de OCR-herkenning te checken.

Na deze basis staat je boekhouding klaar voor dagelijks gebruik. Je kunt direct factureren, bonnen verwerken en je bank automatisch laten bijwerken.

Account instellen, huisstijl en workflows

Na het aanmaken van je account vul je je bedrijfsgegevens, btw-nummer en adres in, stel je je boekjaar en factuurnummering in en kies je de juiste btw-tarieven. Vervolgens maak je je huisstijl herkenbaar door je logo, kleuren en lay-out te kiezen voor offertes en facturen, en zet je standaardteksten, betalingsvoorwaarden en e-mailtemplates klaar. Voeg producten, uren- of prijsregels toe zodat je sneller kunt werken en minder hoeft over te typen.

Richt daarna je workflows in: van offerte naar factuur met online akkoord, automatische betalingsherinneringen op je eigen schema, periodieke facturen voor vaste klanten en boekingsregels die terugkerende banktransacties automatisch categoriseren. Nodig eventuele teamleden of je boekhouder uit met passende rechten, test een factuur aan jezelf en je basis staat strak voor een soepele start.

Belangrijke koppelingen (bank, BTW, webshop)

De bankkoppeling in Moneybird (via PSD2) haalt je transacties automatisch op, vaak meerdere keren per dag, en matcht ze slim met openstaande facturen en inkoopboekingen. Met boekingsregels automatiseer je terugkerende posten, zoals abonnementen of betaalprovider-uitbetalingen, zodat je minder handmatig hoeft te boeken. Voor btw stel je de juiste tarieven en codes in, krijg je per periode een helder overzicht en zet je de cijfers klaar voor je aangifte bij de Belastingdienst, inclusief controles en ICP/OSS-ondersteuning waar nodig.

Koppel je webshop (bijvoorbeeld WooCommerce of Shopify) en je betaalprovider, dan stroomt elke bestelling door naar Moneybird als verkoop met het juiste btw-tarief, verzendkosten en referentie, terwijl betalingen automatisch worden afgeletterd. Zo sluit alles strak op elkaar aan.

Overstappen vanaf andere software

Overstappen naar Moneybird gaat soepel als je het slim plant. Kies een logisch startmoment (begin van een maand of kwartaal), exporteer vanuit je oude pakket je relaties, producten en eventueel UBL/CSV-bestanden, en importeer die in Moneybird zodat je direct kunt doorwerken. Zet je beginbalans en openstaande facturen in als journaalposten en posten, controleer btw-instellingen en factuurnummering en maak daarna je bankkoppeling zodat nieuwe transacties automatisch binnenkomen.

Laat tijdens een korte overlapperiode geen nieuwe facturen meer uit het oude systeem gaan om dubbele boekingen te voorkomen. Neem historische documenten op in het digitale archief voor je audittrail en bewaarplicht. Werk je met een boekhouder, stem samen het migratiemoment en de controles af. Zo stap je zonder dataverlies en met minimale downtime over.

[TIP] Tip: Activeer bankkoppeling en stel periodieke facturen en herinneringen direct in.

Prijzen, tips en alternatieven

Moneybird werkt met heldere abonnementen die je maandelijks kunt opzeggen, zodat je flexibel meegroeit met je bedrijf. Je kiest een pakket op basis van wat je nodig hebt, van simpel factureren tot volledige boekhouding met bankkoppelingen, en je kunt starten met een gratis proefperiode om alles rustig te testen. Slimme tips om meer uit je abonnement te halen: activeer de bankkoppeling en stel boekingsregels in voor terugkerende kosten, zet periodieke facturen klaar voor abonnementen of onderhoud, gebruik betaallinks en automatische herinneringen om sneller betaald te krijgen, en maak sjablonen voor offertes, factuurteksten en e-mails zodat je minder handmatig werk hebt.

Scan bonnen direct met de app, plan wekelijks een kort administratiemoment en geef je boekhouder toegang met de juiste rechten voor snelle checks. Twijfel je nog, vergelijk dan alternatieven op punten als gebruiksgemak, scan-en-herken, rapportages, webshopintegraties, support en totale kosten per maand. Zie je dat Moneybird op die punten de meeste vinkjes scoort voor jouw situatie, dan heb je direct een strakke, schaalbare basis voor je administratie zonder gedoe.

Pakketten, kosten en proefperiode

Onderstaande tabel vergelijkt de pakketten, kostenstructuur en proefperiode van Moneybird, zodat je snel ziet welk niveau past bij jouw situatie.

Kern: Moneybird biedt dezelfde kernfunctionaliteit in elk pakket; de prijs schaalt mee met je gebruik en je kunt 60 dagen gratis proberen en maandelijks opzeggen. Extra kosten ontstaan alleen via optionele betaal- en bankproviders.

Moneybird biedt flexibele pakketten die je maandelijks kunt opzeggen of opschalen, zodat je meebeweegt met je bedrijf. Je kiest op basis van wat je nodig hebt: alleen factureren of volledige boekhouding met bankkoppelingen, scan-en-herken en meerdere gebruikers. De prijs hangt doorgaans samen met functies, het aantal verkoopdocumenten en of je één of meerdere administraties wilt beheren. In de passende pakketten zijn zaken als OCR en bankkoppelingen inbegrepen; eventuele transactiekosten van je betaalprovider of bank vallen meestal buiten Moneybird.

Je start met een gratis proefperiode waarin je alle kernfuncties kunt testen, gegevens kunt importeren en proefdocumenten kunt versturen zonder risico. Bevalt het, dan zet je met één klik om naar een betaald pakket en neem je alles naadloos mee; bevalt het niet, dan stop je net zo makkelijk.

Tijdwinst-tips voor beginners en gevorderden

Wil je sneller werken in Moneybird, begin dan met goede basisinstellingen: zet standaard btw-tarieven, factuurnummering en betalingsvoorwaarden klaar, maak sjablonen voor offertes en e-mails, en vul je product- of dienstenlijst met vaste prijzen. Activeer automatische herinneringen en periodieke facturen zodat je minder handmatig hoeft te doen. Gebruik scan-en-herken via de app en stel boekingsregels in om terugkerende banktransacties automatisch te categoriseren.

Werk met filters, tags en slimme zoekfunctie om snel documenten te vinden en gebruik batchacties om meerdere posten tegelijk te verwerken. Koppel je betaalprovider, bank en eventuele webshop voor een rechte datapijplijn. Plan wekelijks een kort admin-moment en geef je boekhouder rechten voor snelle controles. Gevorderden winnen extra tijd met API- of Zapier-koppelingen en keyboard shortcuts.

Alternatieven en wanneer je beter een andere tool kiest

Moneybird past perfect als je soepel wilt factureren en je boekhouding eenvoudig wilt automatiseren, maar in sommige situaties kies je beter een alternatief. Heb je complexe voorraadprocessen met meerdere magazijnen, batch- of serienummers en assemblage, dan is een ERP of branchepakket logischer. Werk je projectgestuurd met uitgebreide nacalculatie, budgetten, WIP/onderhanden werk en uren die je op detailniveau wilt doorbelasten, dan heb je mogelijk een project- of bouwpakket nodig.

Ook bij consolidatie van meerdere bv’s, strenge autorisatielagen in inkoop (PO’s, accordering) of diepgaande internationale eisen zoals multi currency met vaste koersen en Intrastat kan gespecialiseerde software slimmer zijn. Wil je geïntegreerde payroll of fondsenadministratie voor een stichting, kijk dan naar tools die dat native bieden. Sluit je wensenlijst daarop aan, dan maak je de beste keuze.

Veelgestelde vragen over moneybird

Wat is het belangrijkste om te weten over moneybird?

Moneybird is een complete boekhoud- en facturatietool voor ZZP’ers, freelancers en MKB. Je factureert met herinneringen en betaallinks, doet BTW-aangifte via bankkoppelingen, scant bonnen met OCR. ‘Money bird’ verwijst naar dezelfde software.

Hoe begin je het beste met moneybird?

Start met accountinstellingen, huisstijl en factuurworkflows. Koppel je bank, activeer btw-nummer en voeg eventuele webshopkoppelingen toe. Importeer klanten/producten, zet automatische herinneringen aan en test betaallinks. Gebruik de proefperiode. Overstappen? Importeer historische facturen/boekjaren en controleer beginbalans.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij moneybird?

Veelgemaakte fouten: geen bankkoppeling of automatische aflettering gebruiken, verkeerde btw-tarieven instellen, herinneringen/betaallinks uit laten, bonnen niet scannen met OCR, categorieën dubbel aanmaken, beginbalans verkeerd importeren en workflows/huisstijl niet volledig configureren.