Zonder stress je btw-aangifte regelen? Deze blog laat zien hoe je omzet en voorbelasting slim verwerkt, welke regels voor KOR, verleggingsregeling, OSS en ICP voor jou gelden, en hoe je stap voor stap via Mijn Belastingdienst Zakelijk indient en op tijd betaalt of terugkrijgt. Met praktische tips om fouten te voorkomen, je administratie strak te houden en razendsnel te corrigeren als er toch iets misgaat.
Wat is de BTW-aangifte bij de Belastingdienst?
De btw-aangifte bij de Belastingdienst is de periodieke opgave van je omzetbelasting: je geeft door hoeveel btw je aan klanten hebt berekend en hoeveel btw (voorbelasting) je zelf hebt betaald over zakelijke kosten, zodat je het verschil afdraagt of terugkrijgt. Je doet dit meestal per maand of per kwartaal, soms per jaar, afhankelijk van het aangiftetijdvak dat je is toegewezen. In de aangifte vul je de omzet en btw in per rubriek, zoals binnenlandse leveringen tegen hoog of laag tarief, vrijstellingen en eventuele verlegde btw als je met de verleggingsregeling werkt. Lever je aan andere EU-landen of koop je daar in, dan horen intracommunautaire prestaties en eventuele ICP-opgaven bij je routine.
Je dient je aangifte omzetbelasting digitaal in via Mijn Belastingdienst Zakelijk of via je boekhoudpakket, en je moet zowel indienen als betalen binnen de termijn na afloop van het tijdvak. Val je onder een regeling zoals de kleineondernemersregeling (KOR) of maak je gebruik van OSS voor e-commerce binnen de EU, dan gelden aangepaste regels voor hoe en waar je opgeeft. De kern blijft hetzelfde: je administratie moet kloppen, je rekent de juiste btw door en je zorgt dat je aangifte volledig en op tijd is, zodat je aan alle eisen van de Belastingdienst btw voldoet en onnodige boetes of rente voorkomt.
Omzetbelasting uitgelegd: BTW berekenen, afdragen en terugvragen
Omzetbelasting is de btw die je over je verkopen rekent en periodiek via de Belastingdienst afrekent. Je berekent btw door je verkoopprijs exclusief btw te vermenigvuldigen met het juiste tarief: meestal 21% (hoog), soms 9% (laag) of 0% bij bepaalde export en EU-leveringen. Over vrijgestelde omzet, zoals sommige zorg- en onderwijsdiensten, reken je geen btw en mag je meestal geen btw op kosten aftrekken.
De btw die je zelf betaalt over zakelijke inkopen heet voorbelasting; die trek je in je aangifte af van de btw die je hebt ontvangen. Het saldo draag je af of vraag je terug als het negatief is. Let op creditnota’s, kortingen en retouren: die verlagen je btw. Zorg dat bedragen per rubriek kloppen en rond netjes af op hele euro’s in je aangifte.
Wie moet aangifte doen en wanneer: tijdvakken en start-/stopmomenten
Als je ondernemer bent voor de btw en een btw-nummer hebt, moet je aangifte doen bij de Belastingdienst, ook als je in een periode geen omzet had (nihilaangifte). De Belastingdienst wijst je een aangiftetijdvak toe: meestal per kwartaal, soms per maand (bij hogere omzet of risico) of per jaar. Je dient in en betaalt uiterlijk op de laatste dag van de maand na afloop van het tijdvak.
Start je? Dan krijg je een brief met je btw-nummer, het eerste tijdvak en je verplichtingen. Stop je of draag je je bedrijf over, dan doe je nog aangifte tot de stopdatum en rond je af. Stap je in de KOR, dan reken je geen btw en hoef je vanaf het instapmoment geen aangifte omzetbelasting meer te doen.
Regelingen en uitzonderingen: KOR, verleggingsregeling en OSS
Onderstaande vergelijking helpt je snel zien hoe KOR, de verleggingsregeling en OSS werken, wat je op je factuur zet en wat dit betekent voor je Belastingdienst btw-aangifte.
| Regeling | Wat houdt het in | BTW op factuur en aftrek | Effect op (NL) btw-aangifte |
|---|---|---|---|
| KOR (Kleineondernemersregeling) | Vrijstelling: je berekent geen btw over je Nederlandse omzet. | Geen btw op factuur; geen recht op aftrek van voorbelasting. | Meestal geen btw-aangifte; uitzonderingen kunnen gelden (bijv. bij intracommunautaire verwervingen). Geldt alleen voor NL-omzet; EU B2C-verkopen met buitenlandse btw lopen buiten KOR en kunnen via OSS. |
| Verleggingsregeling (reverse charge) | Btw-heffing verschuift van leverancier naar afnemer (vaak B2B, bepaalde sectoren of bij buitenlandse prestaties). | Leverancier zet “btw verlegd” en het btw-nummer van de afnemer op de factuur; afnemer berekent btw en kan voorbelasting aftrekken voor zover toegestaan. | Leverancier: geen btw afdragen, omzet melden als verlegd. Afnemer: verlegde btw als verschuldigd aangeven en (indien recht) tegelijk als voorbelasting aftrekken. |
| OSS (One Stop Shop) | Eén loket voor buitenlandse btw op B2C afstandsverkopen en digitale diensten binnen de EU (boven 10.000 drempel per kalenderjaar of bij keuze). | Buitenlandse btw-tarieven aanrekenen; voorbelasting niet via OSS terugvragen (via lokale aangifte of EU-teruggaafprocedure). | Buiten de reguliere NL btw-aangifte; je doet per kwartaal een aparte OSS-aangifte en betaalt via het OSS-portaal van de Belastingdienst. |
Kort samengevat: KOR vereenvoudigt bij lage NL-omzet (geen btw, ook geen vooraftrek), de verleggingsregeling verlegt de heffing naar de afnemer, en OSS centraliseert buitenlandse B2C-btw buiten je NL-aangifte. Let steeds op drempels, factuureisen en waar je de aangifte indient.
De kleineondernemersregeling (KOR) is bedoeld voor ondernemers met een jaaromzet van maximaal 20.000 euro. Stap je in, dan reken je geen btw aan je klanten, mag je geen btw op kosten aftrekken en doe je geen aangifte omzetbelasting; je blijft wel administratie bijhouden en je zit er minimaal drie jaar aan vast of totdat je de drempel overschrijdt. Bij de verleggingsregeling verschuift de btw naar je afnemer: jij factureert zonder btw met de vermelding “btw verlegd”, terwijl de zakelijke klant de btw aangeeft en afdraagt.
Jij geeft die omzet apart op in je aangifte. Verkoop je aan EU-consumenten over de EU-drempel van 10.000 euro, dan kun je via OSS (One Stop Shop) buitenlandse btw centraal aangeven. Je doet dan naast je normale aangifte ook een aparte OSS-aangifte.
[TIP] Tip: Plan herinneringen; houd facturen bij en dien btw-aangifte tijdig in.
Voorbereiden op je aangifte omzetbelasting
Een goede voorbereiding maakt je Belastingdienst btw-aangifte snel en foutloos. Verzamel alle verkoop- en inkoopfacturen van het tijdvak en check of je de juiste btw-tarieven hebt gebruikt (21%, 9%, 0% of vrijgesteld) en of je facturen voldoen aan de factuureisen, inclusief je btw-id en eventuele vermelding “btw verlegd”. Zorg dat je administratie per btw-code is geboekt en sluit omzet, kosten en voorbelasting aan met je grootboek en bank. Wijs bedragen toe aan de juiste periode volgens het factuurstelsel (of kasstelsel als dat voor jou geldt) en verwerk creditnota’s, kortingen, vooruitbetalingen en retouren.
Maak onderscheid tussen binnenlandse omzet, EU-transacties en export; doe waar nodig een ICP-opgave voor leveringen of diensten aan EU-ondernemers en gebruik OSS als je aan EU-consumenten verkoopt. Vergeet bijzondere posten niet, zoals import-btw, verleggingsregeling en de correctie voor privégebruik (bijvoorbeeld auto). Controleer tot slot of je wel of niet onder de KOR valt; met KOR doe je geen aangifte omzetbelasting. Klaar? Dan kun je via Mijn Belastingdienst Zakelijk de rubrieken invullen en op tijd betalen met het juiste betalingskenmerk.
Vereiste gegevens: omzet, kosten en voorbelasting
Voor je Belastingdienst btw-aangifte verzamel je alle cijfers die je aangifte dragen: je omzet uitgesplitst per btw-tarief (21%, 9%, 0%) en vrijgesteld, plus bijzondere stromen zoals verlegde omzet en EU-verkopen of -diensten. Noteer ook export buiten de EU en eventuele correcties door creditnota’s, kortingen en retouren. Aan de kostenkant heb je alle inkoopfacturen en bonnetjes nodig met vermelde btw, inclusief import-btw, verlegde btw bij diensten of bouw, en zakelijke kosten waarop aftrek is toegestaan.
Dit vormt je voorbelasting: de btw die je in mindering brengt op de af te dragen btw. Koppel bedragen aan de juiste periode volgens factuur- of kasstelsel, controleer koppeling met je bank en grootboek, en neem noodzakelijke privécorrecties mee, zoals bij gemengd gebruik van auto of telefoon.
Administratie op orde: inschrijving, BTW-nummer en factuureisen
Start je met ondernemen, dan schrijf je je in bij KVK en krijg je van de Belastingdienst je btw-id en je omzetbelastingnummer. Je btw-id zet je op je facturen en website, je omzetbelastingnummer gebruik je in communicatie en inloggen bij Mijn Belastingdienst Zakelijk. Zorg dat je facturen aan de factuureisen voldoen: een uniek factuurnummer, datum, jouw naam en adres, die van je klant, je btw-id, een duidelijke omschrijving van de levering of dienst, de datum van uitvoering, het toegepaste btw-tarief, bedragen exclusief btw, het btw-bedrag en het totaal.
Bij leveringen aan EU-ondernemers vermeld je het btw-nummer van je klant en pas je zo nodig “btw verlegd” toe. Bewaar je administratie minimaal zeven jaar (tien jaar voor onroerend goed) zodat je aangifte altijd is te onderbouwen.
Specifieke situaties: EU-leveringen, digitale diensten en e-commerce
Lever je aan EU-ondernemers, dan is de btw meestal verlegd: je factureert 0% met “btw verlegd”, controleert het btw-nummer van je klant en doet een ICP-opgave. Verkoop je aan EU-consumenten, dan gelden de regels voor afstandsverkopen: tot een EU-brede drempel van 10.000 euro reken je Nederlandse btw, daarboven draag je buitenlandse btw af, handig via de OSS-regeling.
Voor digitale diensten aan EU-consumenten geldt altijd btw in het land van de klant; ook dat regel je praktisch via OSS. Bij e-commerce met importzendingen tot 150 euro kun je IOSS gebruiken om btw vooraf te innen. Exporteer je buiten de EU, dan pas je 0% toe met vervoersbewijs. Zorg dat je alles juist boekt in je btw-aangifte en, waar nodig, in OSS of ICP.
[TIP] Tip: Plan wekelijks kwartier voor bonnen uploaden en btw-categorieën controleren.
Aangifte omzetbelasting doen via Mijn belastingdienst zakelijk
Via Mijn Belastingdienst Zakelijk dien je je btw-aangifte snel en gestructureerd in. Je logt in met eHerkenning of je verstuurt rechtstreeks vanuit je boekhoudpakket via SBR. Daarna kies je het juiste tijdvak en vul je per rubriek je omzet en btw in, inclusief bedragen tegen hoog en laag tarief, vrijgestelde omzet, verlegde btw en eventuele import- of EU-transacties. Lever je aan EU-ondernemers of koop je daar in, dan geef je dit apart op en kun je aansluitend je ICP-opgave indienen. Voor e-commerce aan EU-consumenten verwerk je alleen je Nederlandse btw in de reguliere aangifte; buitenlandse btw geef je, als je daarvoor kiest, op in OSS buiten de normale aangifte om.
Na het controleren dien je in en krijg je een ontvangstbevestiging met het betalingskenmerk. Betaal het saldo uiterlijk de laatste dag van de maand na het tijdvak via je bank met dit kenmerk; bij teruggaaf maakt de Belastingdienst over op je rekening. Merk je achteraf fouten, dan kun je corrigeren in een volgende aangifte of via suppletie.
Stap-voor-stap de rubrieken invullen
Begin met je binnenlandse omzet en geef per btw-tarief het bedrag exclusief btw en de bijbehorende btw op. Noteer vrijgestelde omzet waar gevraagd, maar reken daar geen btw over. Staat “btw verlegd” op je facturen, vul dan die omzet en de verschuldigde btw in bij de rubriek voor verlegde prestaties. Vervolgens geef je EU-transacties op: leveringen en diensten aan EU-ondernemers tegen 0% en je intracommunautaire verwervingen of diensten uit de EU.
Exporteer je buiten de EU, dan meld je die omzet apart zonder btw. Verwerk import-btw of een vergunning artikel 23 waar dat wordt gevraagd. Vul je voorbelasting in zodat deze automatisch wordt verrekend met de verschuldigde btw. Rond bedragen af op hele euro’s, controleer de samenvatting en verstuur je aangifte.
Veelgemaakte fouten bij Belastingdienst aangifte omzetbelasting
Bij de btw-aangifte ontstaan de meeste fouten door een rommelige administratie en onduidelijke regels. Herken en voorkom deze veelvoorkomende missers.
- Onjuiste indeling van omzet en rubrieken: 21% en 9% door elkaar, vrijgestelde omzet onterecht belasten (of zonder onderbouwing vrijstellen), OSS-omzet toch in de normale aangifte, of EU-leveringen vergeten in de ICP-opgave.
- Verleggingsregels en buitenlandse prestaties vergeten: verlegde btw niet aangeven terwijl de omzet wel is geboekt, buitenlandse diensten niet opnemen bij zowel verschuldigde btw als voorbelasting, en import-btw of artikel 23 onjuist verwerken.
- Tijdvakken, correcties en betaling: bedragen in het verkeerde tijdvak, geen privécorrectie (bijv. auto), creditnota’s niet verwerkt, slordig afronden en het betalingskenmerk vergeten; controleer altijd de aansluiting tussen aangifte, grootboek en btw-administratie.
Loop deze punten voor verzending nog even na in Mijn Belastingdienst Zakelijk. Zo verklein je de kans op naheffingen en onnodige vragen van de Belastingdienst.
Betalen of teruggaaf: betalingskenmerk, termijnen en verrekenen
Na het indienen zie je je saldo en ontvang je het betalingskenmerk dat je altijd gebruikt bij je overboeking. Betaal uiterlijk de laatste dag van de maand na afloop van je aangiftetijdvak; plan je betaling een paar dagen eerder in, zodat het bedrag op tijd bij de Belastingdienst staat. Je maakt het verschuldigde bedrag over vanaf je zakelijke rekening onder vermelding van het juiste betalingskenmerk en het aanslagnummerschema hoeft je niet zelf te bedenken.
Heb je recht op teruggaaf, dan stort de Belastingdienst dit doorgaans automatisch op je rekening. Staat er nog een andere belastingschuld open, dan kan de Belastingdienst je teruggaaf (gedeeltelijk) verrekenen. Controleer daarom je openstaande posten en bewaak de ontvangstbevestiging en betaalstatus in Mijn Belastingdienst Zakelijk.
[TIP] Tip: Bewaar direct pdf-bevestiging en betalingskenmerk na indienen.
Na je aangifte: corrigeren en verplichtingen
Na het indienen stopt je btw-werk niet. Ontdek je een fout, dan kun je kleine verschillen (tot circa duizend euro over een jaar) meestal herstellen in je eerstvolgende aangifte; bij grotere afwijkingen doe je een suppletie via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Hoe sneller je corrigeert, hoe kleiner de kans op boete en belastingrente; dien je een suppletie pas maanden na het kalenderjaar in, dan rekent de Belastingdienst doorgaans rente. Krijg je een naheffingsaanslag of ben je het oneens met een correctie, dan kun je binnen de gestelde termijn bezwaar maken. Verder houd je je administratie minimaal zeven jaar bij (tien jaar voor onroerend goed), inclusief facturen, bankmutaties en onderbouwing van je btw-posities zoals ICP- en OSS-opgaven.
Denk ook aan doorlopende verplichtingen: tijdig betalen, privécorrecties verwerken (bijvoorbeeld auto), periodieke herziening van btw op investeringen en het doorgeven van wijzigingen zoals KOR-instap/uitstap, rechtsvorm of adres. Blijf je aangifte, grootboek en bank regelmatig op elkaar aansluiten en monitor openstaande posten in Mijn Belastingdienst Zakelijk. Zo voorkom je verrassingen en houd je grip op je btw, ook ná de aangifte.
Suppletie omzetbelasting en correcties binnen het tijdvak
Ontdek je na het indienen een fout, dan kun je kleine verschillen – tot ongeveer 1.000 euro per kalenderjaar – meestal herstellen in je eerstvolgende btw-aangifte. Dat heet corrigeren binnen het tijdvak en houdt je administratie strak zonder extra formulieren. Is het verschil groter of betreft het eerdere jaren, dan dien je een suppletie omzetbelasting in via Mijn Belastingdienst Zakelijk of je boekhoudpakket. Met een suppletie vraag je te veel betaalde btw terug of geef je extra verschuldigde btw alsnog op; bij bijbetalen volgt doorgaans een naheffingsaanslag met betaalinstructies.
Corrigeer zo snel mogelijk, want hoe later je aanvult, hoe groter de kans op belastingrente en een (veelal kleine) verzuimboete. Leg elke correctie goed vast in je boekhouding, inclusief creditnota’s, bewijs van verzending en de aansluiting met je eerder ingediende aangiften.
Bewaarplicht, BTW-controle en communicatie met de Belastingdienst
Je bewaart je administratie minimaal zeven jaar en voor onroerend goed tien jaar. Dat geldt voor facturen, bankmutaties, kas, contracten, offertes, ICP-/OSS-overzichten en onderbouwingen van je btw-berekeningen. Zorg dat je digitale administratie leesbaar en snel te leveren is, bijvoorbeeld via een auditfile uit je boekhouding. Bij een btw-controle start de Belastingdienst vaak met een vragenbrief of een boekenonderzoek; lever de gevraagde stukken volledig en tijdig aan en leg je keuzes en correcties duidelijk vast.
Ontdek je fouten, corrigeer die proactief via een suppletie. Communiceer bij voorkeur via Mijn Belastingdienst Zakelijk, reageer binnen de termijnen en bevestig belangrijke afspraken schriftelijk. Machtig je adviseur als die namens je optreedt en bewaar alle correspondentie voor je dossier.
Wanneer je hulp inschakelt of wisselt van aangiftefrequentie
Schakel hulp in zodra je situatie complex wordt of je structureel tijd tekortkomt. Denk aan EU-handel met ICP/OSS, import en artikel 23, verleggingsregeling, marge- of herzieningsregels, veel creditnota’s, e-commerceplatforms of terugkerende correcties. Een adviseur helpt je processen strak te zetten en bespaart vaak boetes en rente. Wil je wisselen van aangiftefrequentie, dan kun je de Belastingdienst vragen om maand-, kwartaal- of jaaraangifte, bijvoorbeeld voor betere cashflow bij veel teruggaaf of juist minder administratieve lasten bij beperkte omzet.
Zo’n wijziging gaat meestal in per volgend tijdvak of kalenderjaar, afhankelijk van de beoordeling. Stap je in de KOR, dan doe je juist geen btw-aangifte meer; stap je uit, dan krijg je weer een tijdvak toegewezen. Controleer na elke wijziging je boekhoudinstellingen en factuurteksten.
Veelgestelde vragen over belastingdienst btw aangifte
Wat is het belangrijkste om te weten over belastingdienst btw aangifte?
BTW-aangifte is de periodieke opgave van omzet, verschuldigde btw en voorbelasting aan de Belastingdienst. Je berekent, draagt af of vraagt terug per maand, kwartaal of jaar. KOR, verleggingsregeling en OSS kunnen afwijken.
Hoe begin je het beste met belastingdienst btw aangifte?
Begin met een complete administratie: omzet, kosten en btw op inkoopfacturen. Controleer je btw-nummer en factuureisen, tijdvak en deadlines. Verzamel EU/ICP-gegevens, OSS of verleggingsfacturen. Log in op Mijn Belastingdienst Zakelijk en vul rubrieken zorgvuldig.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij belastingdienst btw aangifte?
Veelgemaakte fouten: verkeerde btw-tarieven, voorbelasting zonder geldige factuur, privégebruik negeren, ICP/OSS of verleggingsrubrieken overslaan, e-commerce drempels miskennen, verkeerde tijdvakdatum, negatieve bedragen invullen, te laat betalen zonder betalingskenmerk. Corrigeer tijdig via suppletie of binnen het tijdvak.
