Zo maak je een professionele factuur in het engels die indruk maakt en sneller wordt betaald

Wil je dat je Engelstalige facturen helder zijn én sneller betaald worden? Ontdek wanneer je kiest voor Engels of meertalig, welke verplichte gegevens en termen je nodig hebt, en hoe je btw (VAT, reverse charge, OSS), valuta en PO-nummers correct vermeldt. Met kant-en-klare templates, e-facturatie (UBL/Peppol), betaallinks en een korte checklijst voorkom je fouten en misverstanden bij internationale klanten.

Wat betekent factuur engels en wanneer heb je die nodig?

Een factuur Engels is simpelweg een factuur die je volledig in het Engels opstelt, met Engelse termen zoals invoice, invoice number, VAT number (btw-nummer), due date (vervaldatum) en payment terms (betalingsvoorwaarden). Je gebruikt een factuur in het Engels wanneer je levert aan klanten die Engels spreken of wanneer je internationaal zakendoet, bijvoorbeeld via marketplaces, SaaS-platforms of bij export. In Nederland en België mag je je factuurtaal kiezen, zolang alle verplichte factuurgegevens aanwezig zijn; de fiscus kan wel om een vertaling vragen. Praktisch gezien kies je voor een factuur in het Engels om misverstanden te voorkomen, professionele uitstraling te geven en betaalprocessen te versnellen bij buitenlandse klanten.

Werk je binnen de EU met btw-verlegging (reverse charge), dan zet je “VAT reverse charge” op je factuur; verkoop je buiten de EU, dan vermeld je dat er 0% VAT van toepassing is wegens export. Twijfel je of Engels verplicht is? Meestal niet, maar sommige klanten, portals of inkoopafdelingen eisen een factuur in het Engels of een meertalige factuur (bijvoorbeeld Engels en Nederlands) voor interne controle. Kies Engels als jouw lezer primair Engelstalig is, als contracten en ordernummers in het Engels staan, of als je rekent in een buitenlandse valuta. Zo zorg je dat je factuur in het engels glashelder is en sneller wordt betaald.

Wanneer kies je voor een factuur in het engels of meertalig?

Je kiest voor een factuur in het Engels zodra je klant, inkoopportaal of contracttaal Engels is, of wanneer je internationaal levert en misverstanden wilt voorkomen. Engels is handig als je met buitenlandse valuta werkt, ordernummers en productomschrijvingen al in het Engels hebt, of als betaalafspraken en incoterms zo zijn vastgelegd. Een meertalige factuur is slim wanneer je zowel lokale als internationale stakeholders bedient, bijvoorbeeld Nederlands en Engels naast elkaar voor duidelijke interne controles en soepele goedkeuring bij je klant.

Werk je in de EU met btw-verlegging, dan helpt een Engelstalige vermelding als “VAT reverse charge”; verkoop je buiten de EU, dan maak je met Engelse exportteksten sneller duidelijk waarom 0% VAT geldt. Zo verklein je discussie en versnel je betaling.

Praktische situaties: internationale klanten, platforms en export

Je kiest vaak voor een factuur in het Engels zodra je met internationale klanten werkt die offertes, PO’s en contracten in het Engels hanteren. Dan sluit je factuurtaal aan op hun processen, met duidelijke labels als Invoice, VAT en Due date, en vermeldingen zoals VAT reverse charge bij EU-b2b. Werk je via platforms of inkoopportalen, dan eisen ze vaak Engelstalige veldnamen, een PO-nummer en soms een specifiek template; een factuur in het Engels voorkomt afkeuringen in de workflow.

Bij export buiten de EU is een Engelstalige handelsfactuur handig voor douane en logistiek: 0% VAT bij export, heldere productomschrijvingen, HS-codes en incoterms. Zo maak je je factuur in het engels direct begrijpelijk en versnel je goedkeuring én betaling.

[TIP] Tip: Gebruik Engelse factuur bij internationale transacties; specificeer valuta, VAT-nummer en betalingsvoorwaarden.

Essentiële onderdelen van een factuur in het engels

Op een factuur in het Engels staan dezelfde verplichte gegevens als op een Nederlandse of Belgische factuur, maar dan met heldere Engelse benamingen. Zorg dat je bedrijfsnaam, adres en contactgegevens, het btw-nummer (VAT number) en eventueel je ondernemingsnummer duidelijk zijn, net als de gegevens van je klant. Gebruik een uniek factuurnummer (invoice number) en vermeld de factuurdatum (invoice date), leverdatum en een duidelijke omschrijving van producten of diensten, inclusief aantallen, eenheidsprijzen, subtotaal, btw-tarief en btw-bedrag, of geef aan dat btw is verlegd met de tekst “VAT reverse charge”.

Werk je met export buiten de EU, verklaar dan waarom 0% VAT van toepassing is. Kies de juiste valuta en rekenkoers, voeg de vervaldatum (due date) en betalingsvoorwaarden toe, plus je betaalgegevens zoals IBAN, BIC of betaal link. Als je klant met een inkoopnummer werkt, zet het PO-nummer (purchase order, intern inkoopnummer) op de factuur. Een nette layout, consistente termen en foutloze nummers verkleinen discussie en versnellen betaling.

Wettelijke eisen in NL/BE en EU

In Nederland en België mag je een factuur in het Engels opstellen, zolang alle verplichte gegevens aanwezig en begrijpelijk zijn. Je vermeldt je volledige bedrijfs- en klantgegevens, opeenvolgend factuurnummer, factuur- en leverdatum, duidelijke omschrijving met aantallen en prijzen, het btw-tarief en bedrag of de reden voor vrijstelling. Bij B2B binnen de EU noteer je beide btw-nummers en zet je “VAT reverse charge” wanneer btw is verlegd.

Reken je in een andere valuta, zorg dan dat de btw-berekening klopt en de koersdatum te herleiden is. Je moet facturen tijdig uitreiken, de echtheid en integriteit waarborgen, en ze minimaal zeven jaar bewaaren. Voor overheidsklanten kan e-facturatie via UBL/Peppol verplicht zijn. De fiscus mag om een vertaling vragen, dus houd een Nederlandstalige of Franstalige versie paraat indien nodig.

Engelse termen en standaardzinnen op de factuur

Op een factuur in het Engels gebruik je consequente termen zodat je klant alles in één oogopslag begrijpt. Belangrijk zijn onder meer Invoice (factuur), Invoice number (factuurnummer), Invoice date (factuurdatum), Due date (vervaldatum), Supplier en Customer details (leverancier- en klantgegevens), VAT number (btw-nummer), Quantity (aantal), Unit price (stuksprijs), Subtotal, VAT, Total amount due (totaal te betalen) en Payment terms (betalingsvoorwaarden).

Voor inkoopverwijzingen zet je Purchase order of PO number, voor creditfacturen gebruik je Credit note. Handige standaardzinnen zijn bijvoorbeeld Payment due within 14 days, Please include the invoice number with your payment, VAT reverse charge applies (btw verlegd), 0% VAT – export outside EU en Payment by bank transfer to IBAN/BIC. Zo houd je je factuur duidelijk, professioneel en internationaal bruikbaar.

BTW-vermelding: VAT, reverse charge en OSS

Bij een factuur in het Engels geef je btw duidelijk weer als VAT. Lever je aan een EU-bedrijf met een geldig btw-nummer, dan breng je meestal geen btw in rekening en zet je “VAT reverse charge” op de factuur, inclusief het btw-nummer van je klant. Daarmee maak je duidelijk dat de afnemer de btw verlegt en zelf aangeeft. Verkoop je buiten de EU, dan noteer je 0% VAT en licht je kort toe dat het om export gaat.

Factureer je aan EU-particulieren en gebruik je het One-Stop Shop-systeem (OSS), dan bereken je de btw van het land van je klant en kun je “VAT charged under EU OSS” toevoegen, met het juiste tarief en het btw-bedrag per regel en in totaal. Zo blijft je factuur glashelder en compliant.

[TIP] Tip: Vermeld duidelijk invoice number, due date, VAT en payment terms.

Zo maak je stap-voor-stap een factuur in het engels

Zo maak je stap-voor-stap een factuur in het Engels die aan alle eisen voldoet en meteen duidelijk is voor je klant. Volg de drie blokken hieronder voor structuur, voorwaarden en een snelle eindcontrole.

• Opbouw en lay-out: begin met een Engelstalig template (Invoice, Invoice number), vul je bedrijfsgegevens, adres en VAT number in, plus de klantgegevens en het VAT number van je klant bij B2B in de EU. Kies een uniek invoice number, zet de invoice date en delivery date erbij en voeg indien van toepassing een PO number toe. Beschrijf je producten/diensten helder in het Engels met per regel: Description, Quantity, Unit price en Subtotal. Toon onder de tabel de Total excl. VAT, de berekende VAT en het Total amount due. Sluit af met een duidelijk betalingsblok met je IBAN (en eventueel BIC) en contactgegevens.
• Voorwaarden, valuta en kortingen: kies de juiste valuta (bijv. EUR, USD, GBP) en noteer zo nodig de exchange rate of valutadatum. Formuleer Payment terms, bijvoorbeeld “Payment due within 14 days”, en vermeld eventuele late fees, kortingen of creditregels expliciet. Voeg korte standaardzinnen toe zoals “Prices exclude VAT unless stated otherwise” en houd alle termen consequent in het Engels.
• Controlelijst: bedragen, taal en betaallinks: controleer alle berekeningen, datums en het unieke factuurnummer. Pas de btw-regel toe en zet de juiste tekst op de factuur: “VAT reverse charge” bij verlegging binnen de EU of “0% VAT – export outside EU” bij uitvoer. Check of alle labels en omschrijvingen correct Engels zijn en voeg waar mogelijk een betaallink of QR toe voor snellere betaling.

Met deze stappen bouw je snel een duidelijke, complete invoice in het Engels. Zo voorkom je vragen en versnel je de betaling.

Opbouw en lay-out: van kopregel tot betalingsblok

Begin met een duidelijke kopregel met je logo en het label “Invoice”, gevolgd door “Invoice number” en “Invoice date”. Plaats links je eigen gegevens (Supplier details) en rechts die van je klant (Customer details), inclusief VAT numbers. Voeg een zichtbaar PO number toe als je klant met inkoopnummers werkt. Gebruik daarna een overzichtelijke tabel met kolommen als Description, Quantity, Unit price, VAT rate en Amount, en sluit af met Subtotal, VAT en Total amount due.

Toon valuta en btw-status helder, bijvoorbeeld “VAT reverse charge” waar dat geldt. Eindig met een strak betalingsblok: Payment terms, Due date, IBAN/BIC of een betaallink, plus eventuele contact- of referentiegegevens. Consistente witruimte, uitlijning en typografie maken je factuur in het Engels professioneel en snel te verwerken.

Voorwaarden, valuta en kortingen duidelijk formuleren

Op een factuur in het Engels voorkom je discussie door voorwaarden concreet te maken. Formuleer Payment terms als Net 14/30 of Payment due within 14 days en vermeld zo nodig late payment interest en collection costs. Kies één valuta met ISO-code (bijv. EUR, USD, GBP), benoem de exchange rate en koersdatum als je vanaf een andere valuta rekent, en geef aan of prijzen VAT exclusive of inclusive zijn.

Kortingen maak je expliciet: gebruik per regel een Discount of noteer een invoice-level discount met percentage en bedrag, en leg een early payment discount vast met bijvoorbeeld 2/10 net 30. Verwijs bij leveringsafspraken naar Incoterms (bijv. DAP) en zet bij prijswijzigingen of retouren een duidelijke credit note in. Zo is je factuur in het Engels helder en controleerbaar.

Controlelijst: bedragen, taal en betaallinks

Voor je een factuur in het Engels verstuurt, check je eerst de bedragen: kloppen de aantallen, eenheidsprijzen, subtotaal, VAT per tarief en het Total amount due, en is de valuta overal consistent? Let op afrondingen en het juiste decimaalteken. Controleer of “VAT reverse charge” of “0% VAT – export outside EU” correct is toegepast en of het VAT number van je klant staat ingevuld bij B2B. Kijk daarna naar de taal: gebruik consequente termen (Invoice, Due date, Payment terms), vermijd mixen van Nederlands en Engels en let op spelling.

Stem de due date af op je voorwaarden. Test tot slot je betaallink: werkt de link in de PDF, staat het invoice number als referentie in de checkout, ondersteunt de link je valuta en betaalmethoden zoals iDEAL of Bancontact, en staat je IBAN/BIC leesbaar erbij. Zo voorkom je vertraging.

[TIP] Tip: Kies Britse of Amerikaanse spelling en pas valuta en datumformaat aan.

Tools, templates en praktische tips

Voor een strakke factuur in het Engels start je met een degelijk template: kies een meertalig sjabloon in je boekhoudpakket of maak een eigen Word/Google Docs lay-out met vaste Engelse labels, zodat je niet bij elke factuur hoeft te zoeken naar de juiste termen. Handige software biedt automatische btw-logica voor VAT, reverse charge en OSS, multi-currency met juiste wisselkoersen, en directe betaallinks via iDEAL, Bancontact of kaart, wat je DSO verlaagt. Voeg standaardteksten toe voor Payment terms, Due date en “VAT reverse charge”, en laat PO-nummers en referenties automatisch meeprinten. Exporteer als nette, lichte PDF met correcte bestandsnaam en metadata, of verzend via e-facturatie (UBL/Peppol) als je klant of overheid dat vraagt.

Check btw-nummers en adresgegevens voordat je verstuurt, test je betaallink en bekijk de weergave op mobiel. Archiveer facturen veilig en vindbaar, zodat je snel kunt antwoorden bij vragen of audits. Met de juiste tools, slimme templates en een korte kwaliteitscheck maak je elke factuur in het engels consistent, compliant en makkelijk te betalen, en voorkom je fouten wanneer je schakelt tussen een factuur in het Engels en een factuur in engels voor verschillende klanten en markten.

Templates en voorbeelden voor een factuur in het engels

Met goede templates maak je snel een professionele factuur in het Engels die overal klopt. In je boekhoudsoftware vind je vaak meertalige sjablonen met vaste labels als Invoice, Invoice number, Due date en VAT, plus ruimte voor PO-nummer en “VAT reverse charge”. Werk je in Word, Excel of Google Docs, kies dan een strak voorbeeld met kolommen voor Description, Quantity, Unit price, VAT en Total, en pas het aan met je logo, kleurgebruik en IBAN/BIC.

Gebruik een voorbeeld per type klant, zoals freelance diensten, e-commerce of export, zodat je omschrijvingen en valuta standaard juist staan. Test met dummydata, kies een eenduidig datumformaat (bijv. YYYY-MM-DD), voeg een betaallink toe en sla je sjablonen op als “factuur engels” of “factuur in het engels” voor snelle vindbaarheid.

E-facturatie, UBL/Peppol en verzending als PDF

Onderstaande vergelijking laat zien welke verzendmethode het beste past bij een factuur in het Engels: e-facturatie via UBL/Peppol of verzending als PDF, met aandacht voor taal, compliance en automatisering.

Conclusie: voor internationale en B2G-scenario’s is UBL via Peppol het meest robuust; PDF werkt breed maar mist structuur, terwijl een hybride PDF+UBL een praktische tussenvorm biedt voor een Engelstalige factuur.

E-facturatie betekent dat je factuur als gestructureerd bestand wordt verstuurd, meestal in UBL (Universal Business Language) via het Peppol-netwerk. Dat maakt automatische verwerking mogelijk en voorkomt fouten door overtypen. Voor een factuur in het Engels is UBL ideaal: velden zijn taalonafhankelijk, terwijl je omschrijvingen, payment terms en opmerkingen gewoon in het Engels zet, inclusief correcte VAT-details en “reverse charge” waar nodig.

In Nederland en België vragen overheden en steeds meer bedrijven om Peppol, maar als je klant nog niet zover is, stuur je een nette Engelstalige PDF. Kies een niet-gescande, doorzoekbare PDF met duidelijke labels, correcte bestandsnaam en werkende betaallink. Waar het kan, voeg je een hybride factuur toe: een PDF met ingebedde UBL, zodat zowel mensen als systemen je factuur moeiteloos verwerken.

Veelgemaakte fouten en hoe je ze voorkomt

Kleine fouten op een factuur in het Engels leiden snel tot afkeuring of vertraging. Met een slim template en een korte check voorkom je de meeste issues.

• Taal en identificatie: voorkom mixen van Nederlands en Engels, controleer klantgegevens en VAT number (VIES), gebruik correcte adressen en zorg voor een uniek, doorlopend invoice number – alles vanuit één consistent Engelstalig template met vaste labels.
• BTW/VAT-regels en verplichte vermeldingen: zet bij EU-B2B duidelijk “VAT reverse charge”, vermeld bij export de reden voor 0% VAT, en pas OSS toe waar nodig; voeg je eigen VAT number en dat van de klant toe en houd standaardclausules paraat voor elk scenario.
• Formaat, referenties en betaling: specificeer valuta met ISO-code (en koers indien relevant), neem PO-/referentienummers op, gebruik doorzoekbare PDF of UBL/Peppol in plaats van scans, hanteer juiste datum- en decimaalformaten, test je betaallink en doe een korte pre-flight check op bedragen, valuta en btw-regels.

Werk met een vaste checklist en archiveer consequent. Zo verklein je foutkans, versnel je goedkeuringen en krijg je sneller betaald.

Veelgestelde vragen over factuur engels

Wat is het belangrijkste om te weten over factuur engels?

Een factuur in het Engels is een juridisch correcte invoice voor internationale klanten. Je gebruikt ‘m bij export, platforms en EU-handel. Let op NL/BE-eisen, EU-VAT, reverse charge/OSS, meertalige termen en duidelijke betalingsvoorwaarden.

Hoe begin je het beste met factuur engels?

Start met een meertalig template. Vul: Invoice, invoice number, issue/due date, seller/buyer + VAT-nummers, productregels, subtotal/VAT/total, valuta en betalingsgegevens (IBAN/PayPal). Voeg juiste VAT-notitie (reverse charge/OSS) toe en verstuur als PDF/Peppol.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij factuur engels?

Veelgemaakte fouten: geen BTW/VAT-nummer of verkeerd tarief, ontbrekende reverse-charge tekst, onvolledige kopergegevens, gemengde talen/valuta, verkeerde datum- en decimaalnotatie, ontbrekende betalingsvoorwaarden, geen referenties (PO/platform), en totalen die niet optellen of OSS onjuist toegepast.