Nooit meer zoeken naar dat ene bonnetje: ontdek wat het verschil is tussen kassabon, pinbon en btw-bon, en hoe je ook zonder bon je aankoop kunt bewijzen. Met praktische tips voor scannen met OCR, slim bewaren en veilige digitale e-bonnen en QR-bonnen houd je moeiteloos overzicht. Ondernemers vinden bovendien wat nodig is voor btw-aftrek en bewaarplicht in Nederland en België.
Wat is een bonnetje?
Een bonnetje is jouw bewijs van aankoop en betaling, op papier of digitaal, dat laat zien wat je waar en wanneer hebt gekocht en voor welke prijs. In de volksmond bedoel je meestal een kassabon, maar er zijn ook pinbonnen en btw-bonnen. Een pinbon bevestigt alleen de betaling en mist vaak btw-specificaties, terwijl een btw-bon (ook wel vereenvoudigde factuur) voldoende gegevens kan bevatten voor je administratie. Op een bonnetje vind je doorgaans de datum, naam en adres van de verkoper, een omschrijving van de producten of diensten, aantallen, prijzen, btw-tarieven en -bedragen, het totaal en de betaalmethode; soms staat er ook een serienummer of bestelreferentie op. Je gebruikt een bonnetje om te ruilen of je garantie te regelen, om je herroepingsrecht bij online aankopen te ondersteunen, of om kosten te declareren bij je werkgever.
Ook als consument zonder bonnetje sta je niet per se met lege handen, want een bankafschrift of orderbevestiging kan je aankoop eveneens aantonen. Steeds vaker krijg je een digitale bon via e-mail, een QR-code of een winkelapp, wat handig is voor het terugvinden en delen. Let op dat thermisch papier snel vervaagt, dus maak een foto of scan als je iets langer wilt bewaren. Ben je ondernemer, dan heb je voor btw-aftrek een bon nodig die aan de factuureisen voldoet; twijfel je, vraag dan om een factuur.
Kassabon, pinbon en factuur: de verschillen
Onderstaande vergelijking maakt in één oogopslag duidelijk wat het verschil is tussen kassabon (bonnetje), pinbon en factuur: wat ze bewijzen, welke gegevens erop horen te staan en wanneer ze bruikbaar zijn voor btw en boekhouding.
| Document | Doel & wettelijke status (NL/BE) | Belangrijke gegevens op het document | Geschikt voor btw-aftrek/boekhouding? |
|---|---|---|---|
| Kassabon (bonnetje) | Bewijs van aankoop; vaak een vereenvoudigde factuur voor kleine bedragen/retail als verplichte gegevens aanwezig zijn. | Datum/tijd, verkoper (naam/adres), omschrijving goederen/diensten, totaalbedrag, btw-bedrag of per tarief, bon-/transactienummer. | Ja, mits de bon de vereiste btw-gegevens en leverancier vermeldt. |
| Pinbon (betaalbewijs) | Alleen betalingsbewijs; geen factuur of kassabon. Op zichzelf niet voldoende voor fiscale doeleinden. | Datum/tijd, bedrag, kaarttype/laatste cijfers, terminal-ID, autorisatiecode. Geen btw-specificatie of artikelniveau. | Nee; combineer met kassabon of factuur voor btw en boekhouding. |
| Factuur (volledige) | Wettelijke factuur; verplicht in B2B en bij grotere bedragen of op verzoek. Voldoet aan factuureisen NL/BE. | Factuurnummer, datum, leverancier- en afnemergegevens, btw-nummers (indien van toepassing), omschrijving, aantallen/prijzen, btw-tarief en -bedrag, totaal, betalingstermijn. | Ja; standaard bewijs voor btw-aftrek en boekhouding. |
Kort gezegd: een pinbon is alleen een betaalbewijs, een kassabon kan volstaan als vereenvoudigde factuur als alle btw-gegevens erop staan, en een volledige factuur is de veilige standaard voor administratie en btw.
Een kassabon is het overzicht van je aankoop: wat je kocht, de prijs per item, het totaal en vaak de btw-specificatie. Daarmee kun je ruilen, garantie claimen en als ondernemer soms kleine uitgaven boeken, zeker als de bon alle benodigde gegevens bevat. Een pinbon is puur het betaalbewijs van je bank- of creditcardtransactie; daarop zie je bedrag, tijdstip en terminal, maar meestal geen btw of productdetails, dus op zichzelf is die niet genoeg voor garantie of je boekhouding.
Een factuur is het complete fiscale document met onder meer naam- en adresgegevens, btw-nummer van de leverancier, datum en factuurnummer, omschrijving, bedragen en btw-tarieven. Voor btw-aftrek heb je doorgaans een factuur nodig; voor kleinere bedragen kan een btw-bon (vereenvoudigde factuur) volstaan als alle verplichte gegevens erop staan.
Welke gegevens staan op een bonnetje (BTW-bon/vereenvoudigde factuur)
Op een bonnetje dat telt als btw-bon (vereenvoudigde factuur) vind je de kerngegevens die aantonen wat je kocht en welk btw-tarief is toegepast. Je ziet de datum en vaak ook het tijdstip, de naam of handelsnaam en het adres van de verkoper, het btw-nummer van de leverancier, een duidelijke omschrijving van de goederen of diensten, aantallen, prijzen per stuk, het totaalbedrag, de toegepaste btw-tarieven en het bijbehorende btw-bedrag.
Meestal staat er ook een bon- of transactienummer op voor herkenning, plus soms de betaalmethode. Op een vereenvoudigde factuur hoeven jouw klantgegevens niet te staan; dat maakt zo’n bon handig voor kleine aankopen. Wil je de bon gebruiken voor je administratie of btw-aftrek, check dan of leverancier, datum, omschrijving, btw-tarieven en btw-bedragen helder en compleet zijn.
[TIP] Tip: Bewaar bonnetjes voor garantie en boekhouding; digitaliseer ze direct.
Bonnetjes voor consumenten
Bonnetjes helpen je om grip te houden op je aankopen, ruilen en garantie. Met een kassabon kun je aantonen wat je waar en wanneer hebt gekocht, welke prijs je betaalde en welk btw-tarief is toegepast. Handig als je een product wilt ruilen, een defect wilt laten repareren of geld wilt terugvragen bij een actie. Digitale bonnetjes winnen terrein: je krijgt ze via e-mail, een app of QR-code, wat het terugvinden en delen makkelijker maakt. Bewaar bonnetjes slim door meteen een foto of scan te maken en het bestand te hernoemen met datum en winkel; thermisch papier vervaagt namelijk snel.
Ben je een bon kwijt, dan kan een bankafschrift, bestelbevestiging of serienummer vaak ook helpen om je aankoop te bewijzen. Voor duurdere aankopen is het verstandig om bonnetje en garantiebewijs samen te bewaren, eventueel met het serienummer. Let bij digitale opslag op privacy en maak een back-up, zodat je bonnetjes beschikbaar blijven als je ze onverwacht nodig hebt.
Bewaren en digitaliseren: praktische tips
Met een paar simpele gewoontes raak je bonnetjes niet meer kwijt en blijven ze leesbaar. Zo pak je het handig en veilig aan.
- Leg meteen vast: maak direct na aankoop een scherpe foto of scan op een effen ondergrond, controleer leesbaarheid (datum, totaal, btw, winkelnaam), scan ook de achterkant bij voorwaarden en exporteer garantiebonnen als pdf; voeg bij grote aankopen het serienummer of een productfoto toe.
- Orden slim: hernoem het bestand naar datum-winkel-bedrag en zet het in een duidelijke mapstructuur (per maand of per winkel) zodat je alles snel terugvindt.
- Bewaar veilig: thermisch papier vervaagt, dus bewaar het koel en vlak of digitaliseer meteen; gebruik een app met OCR voor doorzoekbare bedragen en datums, synchroniseer naar cloudopslag met back-up en zet gevoelige bonnetjes in een met wachtwoord beveiligde map.
Zo heb je je aankoopbewijs altijd paraat, ook als het papier vervaagt of kwijtraakt. Kies één werkwijze en houd die consequent vol.
Ruilen en garantie: zo bewijs je je aankoop, ook zonder bonnetje
De makkelijkste manier om te ruilen of garantie te krijgen is met je kassabon, maar ook zonder bon sta je niet machteloos. Bewijs je aankoop met een bankafschrift of pintransactie waarop datum, bedrag en winkel staan, of laat een orderbevestiging, e-mailfactuur of accountoverzicht uit de webshop zien. Vaak kan de winkel je transactie terugvinden via je klantenkaart of loyaltypunten, en bij apparaten helpt een serienummer of registratiebewijs om de aankoopdatum te koppelen.
Voor ruilen geldt meestal een termijn en moet het product ongebruikt en compleet zijn; check het winkelbeleid. Bij een defect mag je vertrouwen op wettelijke garantie (conformiteit): de verkoper moet een deugdelijk product leveren en je mag elk redelijk bewijs van aankoop gebruiken. Tip: maak bij aankoop direct een foto van je bon.
[TIP] Tip: Maak direct een foto van elk bonnetje en categoriseer in mapjes.
Bonnetjes voor ondernemers
Als ondernemer zijn bonnetjes de basis voor je administratie, btw-aftrek en winstbepaling. Je gebruikt ze om kosten te onderbouwen en voorbelasting terug te vragen, maar dan moet het document aan de factuureisen voldoen: leverancier, datum, duidelijke omschrijving, bedragen, btw-tarieven en btw-bedragen. Voor kleine aankopen volstaat vaak een btw-bon (vereenvoudigde factuur) als die gegevens compleet zijn; een pinbon is alleen een betaalbewijs en dus niet genoeg. Scheid zakelijke en privé-uitgaven en let op aftrekbeperkingen, bijvoorbeeld bij relatiegeschenken of horeca.
In Nederland én België geldt doorgaans een bewaarplicht van zeven jaar, met in sommige gevallen tien jaar voor gegevens rond onroerend goed. Je mag papier digitaliseren, zolang je de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid kunt garanderen; een goede scan of foto is prima. Werk efficiënt door bonnetjes direct te scannen, te taggen en te koppelen aan banktransacties in je boekhoudsoftware, bij voorkeur met OCR zodat bedragen en btw direct worden herkend. Let bij buitenlandse bonnetjes op het toegepaste btw-regime en vraag zo nodig een factuur op naam.
BTW en aftrek: wanneer een bonnetje voldoet aan de eisen
Voor btw-aftrek moet je bonnetje als factuur kunnen gelden. Dat betekent dat het de verkoper duidelijk identificeert (naam/handelsnaam en adres), een datum en uniek nummer heeft, de geleverde goederen of diensten omschrijft, de bedragen toont en de toegepaste btw-tarieven en btw-bedragen vermeldt of in elk geval berekenbaar maakt. Een vereenvoudigde factuur (btw-bon) kan bij kleine uitgaven volstaan, zolang deze kerngegevens aanwezig zijn; een pinbon is niet genoeg, want die bevat meestal geen btw-specificatie.
Zorg dat de uitgave zakelijk is en dat je alleen het aftrekbare deel boekt bij gemengd gebruik. Digitale kopieën zijn prima als de authenticiteit en leesbaarheid gewaarborgd zijn. Twijfel je of een bon voldoet, vraag dan bij de leverancier om een factuur op naam.
Bewaarplicht in Nederland en België: termijnen en uitzonderingen
In Nederland bewaar je je administratie in principe 7 jaar; voor onroerend goed en herzieningsdossiers (btw op investeringen in gebouwen) geldt 10 jaar. In België geldt meestal 7 jaar bewaarplicht voor boekhouding en btw-stukken, maar voor investeringen in onroerend goed hanteert de btw een herzieningsperiode van 15 jaar, dus houd die bewijsstukken zolang bij. Digitale opslag mag in beide landen zolang je authenticiteit, integriteit en leesbaarheid waarborgt, inclusief een logische structuur en back-ups.
Let op uitzonderingen zoals langlopende contracten, subsidies of garanties die langer doorlopen dan 7 jaar: bewaar de gerelateerde stukken tot na afloop van de verplichtingen. Vernietig niets dat fiscaal of juridisch nog relevant kan zijn en zorg dat bonnetjes snel traceerbaar zijn op datum, leverancier en bedrag.
Verwerken en automatiseren: scannen, OCR en boekhoudkoppeling
Door bonnetjes direct te scannen met een mobiele app leg je alles vast op het moment van aankoop. OCR herkent automatisch leverancier, datum, totaal, btw-bedragen en betaalmiddel, zodat je de uitgave snel kunt coderen op de juiste kostenrekening en btw-code. Met een boekhoudkoppeling stuur je de scan en data rechtstreeks naar je administratie, waar regels en templates herhalende aankopen automatisch boeken.
Koppel je banktransacties, dan matcht het systeem het bonnetje met de betaling en voorkom je dubbel boeken. Voeg tags of projecten toe voor rapportage en stel een eenvoudige goedkeuringsstroom in bij hogere bedragen. Controleer periodiek de OCR-velden, want slechte scans geven fouten; bewaar de originele afbeelding voor het auditspoor en zorg voor een duidelijke naamgeving en back-up.
[TIP] Tip: Fotografeer elk bonnetje direct en upload het naar je boekhoudapp.
Van papier naar digitaal
Papieren bonnetjes vervagen, raken kwijt en kosten tijd; digitaal geeft je overzicht, zekerheid en snelheid. Vraag waar mogelijk om een e-bon via e-mail, QR-code of winkelapp en scan papieren bonnetjes meteen met een app die OCR gebruikt, zodat datum, leverancier, bedragen en btw direct worden herkend. Bewaar naast de uitgelezen data altijd de originele foto of pdf en voorkom knippen of bewerken, zodat de herkomst en integriteit aantoonbaar blijven; exporteren naar pdf/a en het vastleggen van de scan- en importdatum helpt je auditspoor. Richt een heldere structuur in met consistente bestandsnamen, tags of projecten en koppel je digitale bonnetjes aan banktransacties in je boekhouding.
Let op privacy: geef alleen het noodzakelijke e-mailadres aan kassa’s, schakel tracking in winkelapps uit waar je kunt en kies voor een cloudopslag met versleuteling, tweestapsverificatie en automatische back-up. In Nederland en België mag je digitaal bewaren zolang authenticiteit, integriteit en leesbaarheid geborgd zijn en je de bewaartermijnen respecteert. Je bespaart papier, vindt aankopen sneller terug en hebt je bewijs altijd bij de hand. Met een paar vaste routines maak je van bonnetjes een gestroomlijnd digitaal proces dat ruilen, garantie en belastingaangifte moeiteloos ondersteunt.
E-bonnen en QR-bonnen: hoe het werkt in de praktijk
Bij een e-bon kies je aan de kassa voor een digitale bon en laat je je e-mailadres, telefoonnummer of klantenkaart registreren; je ontvangt de bon direct in je mailbox of in de winkelapp als pdf of link. Bij een QR-bon toont de terminal of het kassascherm een QR-code die je met je camera of app scant; je komt dan op een webpagina met je bon of je downloadt ‘m meteen.
In beide gevallen staat alle info erop: winkel, datum, producten, bedragen en btw. Veel boekhoud- en bonnetjesapps lezen zo’n pdf, link of QR automatisch uit, zodat de gegevens zonder overtypen in je administratie belanden. Check altijd de afzender en sla de bon op in je vaste mappenstructuur, liefst met een korte bestandsnaam en back-up.
Privacy en beveiliging: waar let je op bij apps en E-mailbonnen
E-bonnen en e-mailbonnen zijn handig, maar let op je privacy en veiligheid. Met een paar bewuste keuzes houd je grip op je gegevens.
- Aan de kassa en in je inbox: deel zo min mogelijk gegevens, kies waar kan voor een e-bon zonder marketingopt-ins, gebruik desnoods een apart e-mailadres en zet tweestapsverificatie aan voor mailbox en apps.
- Wees alert op phishing: controleer afzender en links (klopt het domein van de winkel, is de verbinding https), open geen onbekende bijlagen en synchroniseer bij voorkeur niet via openbare wifi; als het niet anders kan, gebruik een VPN.
- Apps en opslag: geef alleen noodzakelijke rechten (camera voor scannen, geen contacten/locatie), controleer in de privacy-instellingen hoe lang data wordt bewaard, bewaar bonnetjes versleuteld (betrouwbare cloud of gecodeerde map) en vergrendel telefoon en laptop; via de AVG kun je inzage of verwijdering van je gegevens vragen.
Zo profiteer je van digitale bonnetjes zonder onnodige risico’s. Kies tools die privacy-by-design hanteren en controleer je instellingen regelmatig.
Duurzaamheid en toekomst: minder papier, meer automatisering
Door papieren bonnetjes te vervangen door e-bonnen verlaag je afval en bespaar je grondstoffen, zeker omdat thermisch papier lastig te recyclen is. Digitale bonnetjes stroomlijnen je proces: je laat ze automatisch in je app of boekhouding binnenkomen, matcht ze via je bankkoppeling en laat OCR of AI de bedragen en btw uitlezen. QR-codes met machineleesbare data maken inboeken bijna foutloos en versnellen declaraties en btw-aangiftes.
Steeds meer winkels en systemen ondersteunen standaarden zoals UBL en e-facturatie, waardoor je bon straks rechtstreeks als gestructureerde data binnenkomt, mogelijk zelfs via je digitale wallet of Peppol-koppeling. Let wel op dat je slim archiveert, versleutelt en bewaartermijnen toepast, zodat je digitale gemak ook privacyvriendelijk en energiezuinig blijft.
Veelgestelde vragen over bonnetje
Wat is het belangrijkste om te weten over bonnetje?
Een bonnetje is het aankoopbewijs van een transactie. Kassabon toont prijzen en btw; pinbon bevestigt alleen betaling; factuur bevat volledige btw-gegevens. Een BTW-bon/vereenvoudigde factuur volstaat vaak in retail, mits essentiële gegevens aanwezig zijn.
Hoe begin je het beste met bonnetje?
Start met e-bonnen of QR-bonnen vragen, en fotografeer papieren bonnetjes direct. Bewaar centraal, gebruik OCR of boekhoudkoppeling, benoem datum/categorie, controleer btw-gegevens. Bewaar ook bankafschrift/orderbevestiging voor ruilen, garantie en audit-trail; respecteer bewaartermijnen, check privacy-instellingen.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij bonnetje?
Veelgemaakte fouten: een pinbon verwarren met een factuur, vervagend thermisch papier niet tijdig scannen, essentiële btw-gegevens wegknippen, geen koppeling met betaling bewaren, te korte bewaartermijnen hanteren, of bonnetjes onveilig zonder versleuteling/back-up opslaan.
